Hintergrund von tapir
tapir ist eine Open Source Software, die wir gemeinsam mit dem WirGarten e.V. sowie der WirGarten Lüneburg eG entwickelt haben. Sie wurde 2023 im WirGarten Lüneburg eingeführt und umfasst die gesamte Mitglieder- und Erntevertragsverwaltung. Im Mai 2024 wurde außerdem ein zusätzliches Mailmodul in Betrieb genommen, das den Versand von Newslettern sowie mitgliederspezifische Mailings ermöglicht.
Impressionen aus tapir
Die wichtigsten Funktionalitäten im Überblick
Dynamisches, mehrseitiges Bestell-Forumlar
Neumitglieder können so bequem und übersichtlich Ernteanteile und/oder Genossenschaftsanteile zeichnen. Dabei können auch Solidarpreise ausgewählt bzw. angegeben werden. Das Bestellformular arbeitet dynamisch, d.h. es können auch über Ernte- und Genossenschaftsanteile hinaus weitere Anteile angeboten und bestellt werden, die Inhalte wie Grafiken und Texte sind ebenfalls anpass- und austauschbar. Das Bestellformular kann auf der Website der jeweiligen Solawi/Genossenschaft eingebunden werden. Die Vertrags- und Personendaten werden anschließend in der Tapir-Datenbank gespeichert. Das Neumitglied erhält automatisiert eine personalisierte Bestellbestätigung und Aufforderung zum Anmelden im Mitgliederbereich. Du kannst dir das Bestell-Formular live testweise im WirGarten Lüneburg anschauen.
Mitgliederbereich
Die Mitglieder haben selbst Zugriff auf ihren Mitgliederbereich. Dort können sie ihre persönlichen Daten, ihre Bankverbindung, den Abholort, Mailadresse für die Kommunikation eintragen und ändern. Darüber hinaus erhalten sie Einsicht in alle anstehenden Abholungen und Zahlungen. Sie können ebenfalls ihre Anteilsgrößen verändern, ggf. neue Anteile abschließen und neue Genossenschaftsanteile zeichnen. Die Kontaktdaten der Genossenschaft und ein FAQ können ebenfalls verlinkt werden.
Mitgliederübersicht
Die Genossenschaft hat übersichtlich Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Es stehen diverse Filtermöglichkeiten bereit. Die gefilterten Ansichten können anschließend per Klick exportiert werden. Die Genossenschaft kann ebenfalls Genossenschaftsanteile übertragen oder Kündigungen von Genossenschaftsanteilen hinterlegen.
Vertragsübersicht
Die Genossenschaft erhält bequem eine Übersicht über alle geschlossenen Verträge. Es stehen diverse Filtermöglichkeiten (z.B. Abholort, Vertragsperiode, Anteilsgröße etc.) bereit. Die gefilterten Ansichten können anschließend per Klick exportiert werden.
Dynamische Einstellung und Management von Abholorten
Abholorte können bequem hinzugefügt und entfernt werden. Pro Abholort können maximale Kapazitäten angegeben werden. Bei Auslastung der Kapazitäten können Neumitglieder diesen Abholort nicht auswählen bzw. Bestandsmitglieder mit Ernteanteilen nicht zu diesem Abholort wechseln. Für jeden Abholort können weitere Informationen (wie z.B. Schlüsselcode), Bilder, Links (z.B. zu Abholort-Messenger-Gruppen) angegeben werden. Diese Informationen werden nur den Mitgliedern im Mitgliederbereich angezeigt, welche den Abholort ausgewählt haben. Für jeden Abholort können verschiedene Zeitfenster zur Abholung angegeben werden. In einer Übersicht kann die Genossenschaft die aktuelle Auslastung pro Abholort einsehen.
Dynamische Einstellung von Vertragsperioden
Die Genossenschaft kann Vertragsperioden unterschiedlicher Länge erstellen. Für jede Bestellperiode können die jeweiligen Anteilstypen und Anteilsgrößen, sowie Preise eingestellt werden. Für jeden Anteilstyp (z.B. Ernteanteil) wird eine Kapazität festgelegt, welche auch innerhalb der Vertragsperiode angepasst werden kann. Die Kapazitäten werden bei der Zeichnung von Ernteanteilen berücksichtigt. Bei Erreichen der Kapazitätsgrenze können sich interessierte Neumitglieder auf die Warteliste setzen lassen, bzw. keine neuen Verträge abgeschlossen werden.
Admin-Dashboard
Die Genossenschaft erhält bei Log-In Zugriff auf das Dashboard mit den relevanten Kennzahlen:
- Auslastung der Erntekapazitäten,
- Verteilung der Anteilsgrößen,
- Vertriebskanalerfolg,
- Kündigungen,
- Kündigungsgründe,
- Solidar-Überschuss,
- Cashflow-Prognose für die kommenden 12 Monate basierend auf den aktuellen Vertragsdaten (incl. Kündigungen)
- Anzahl der Mitglieder
- Aktuelles Geschäftsguthaben
- Gekündigtes Geschäftsguthaben
Monatliche Bereitstellung von Lastschriftinformationen
Die CSV-Datei kann anschließend in Zahlungsverkehrsprogrammen eingespielt werden, um die Lastschriften per Mausklick anzulegen.
NEU – Mailmodul
Erstellung von Mailvorlagen für das Massenmailing an ausgewählte Segmente (z.B. alle Mitglieder mit Erntevertrag) sowie für transaktionale Mails (z.B. Bestellbestätigung, Kündigungsbestätigung, Vertragsänderungen etc.) an einzelne Mitglieder. Die transaktionalen Mails werden bei Definition eines Trigger-Events (z.B. Zeichnung eines neuen Anteils, Erhöhung der Anteilsgröße) automatisiert versendet. Somit benötigt die Genossenschaft kein Mailversandprogramm zusätzlich.
Rezensionen
Anna Steger, Vorstand WirGarten Lüneburg eG
Tapir birgt eine Vielzahl an Funktionen, die die Mitglieder- und Betriebsverwaltung enorm vereinfachen und übersichtlich strukturieren. Gleichzeitig ist es sehr benutzerfreundlich. Aufgrund seiner intuitiven, simplen Handhabung lässt sich die Nutzung schnell erlernen, so dass es von Beginn an viel Zeit und Nerven spart. Ich bin großer Fan von Tapir und kann es nur empfehlen. Unseren Betrieb hat es sehr vorangebracht. Auch die Zusammenarbeit mit dem Team von Foodcoopx klappt super, Marcus & Gerold reagieren jederzeit schnell und zuverlässig auf Änderungswünsche oder Fragen.
Lukas Heidelberg, Ex-Vorstand WirGaten Lüneburg eG
„Tapir hat uns in allen Aspekten der Mitglieder- und Erntevertragsverwaltung sehr viel Verwaltungsaufwand eingespart. Die Bedienung ist intuitiv, die Software benutzerfreundlich und optisch ansprechend. Dank Tapir konnten wir von unseren händisch geführten Listen endlich Abschied nehmen und die Mitglieder fortan viel selbstständig ändern. Große Empfehlung!“
Schreib uns um eine Demo-Vorführung zu erhalten
Die Gründer
Unser Entwicklungs-Team
Théophile Madet
