Hintergrund von tapir
tapir ist eine Open Source Software, die wir gemeinsam mit dem WirGarten e.V. sowie der WirGarten Lüneburg eG entwickelt haben. Sie wurde 2023 im WirGarten Lüneburg eingeführt und ist mittlerweile in 25 Solawis im Einsatz. Sie umfasst die gesamte Mitglieder- und Erntevertragsverwaltung, Kommunikation, Kommissionierung sowie Schnittstellen für die Finanzbuchhaltung.
tapir kann sowohl für Genossenschaften, Vereine als auch Einzelunternehmen eingesetzt werden.
Derzeit entwickeln wir mit Ge:Bäck Leipzig eine Erweiterung von tapir für den Einsatz in solidarischen, gemeinschaftsgetragenen Bäckereien.
Impressionen aus tapir
Die wichtigsten Funktionalitäten im Überblick
Dynamisches, mehrseitiges Bestell-Forumlar
Neumitglieder können bequem und übersichtlich Produktanteile und/oder Genossenschaftsanteile bzw. Vereinsmitgliedschaften zeichnen. Dabei können auch Solidarpreise ausgewählt bzw. angegeben werden. Das Bestellformular arbeitet dynamisch, d.h. es werden für weitere Produktanteile automatisch weitere Formularseiten erzeugt, die bearbeitet werden können. Das Bestellformular ist komplett responsive. Alle Inhalte sind anpass- und austauschbar. Es können beliebige Hintergründ eingestellt werden (Farben oder Bilder). Die Kapazitäten werden dabei automatisch mitberechnet und ggf. Wartelisteneinträge für die bestellende Person transparent erstellt. Das Bestellformular kann auf der Website der jeweiligen Solawi/Genossenschaft eingebunden werden. Die Vertrags- und Personendaten werden anschließend in der Tapir-Datenbank gespeichert. Das Neumitglied erhält automatisiert eine personalisierte Bestellbestätigung und Aufforderung zum Anmelden im Mitgliederbereich. Du kannst dir das Bestell-Formular live testweise in der Solawi Leistenmühle, Ernte Union Ost eG, Humuswerkstatt eG oder bei Sacherl Tannberg anschauen.
Mitgliederbereich
Die Mitglieder haben selbst Zugriff auf ihren Mitgliederbereich. Dort können sie ihre persönlichen Daten, ihre Bankverbindung, den Abholort, Mailadresse für die Kommunikation eintragen und ändern. Darüber hinaus erhalten sie Einsicht in alle anstehenden Abholungen und Zahlungen und können sogenannte Joker oder Spenden pro Kalenderwoche setzen. Sie können ebenfalls ihre Anteilsgrößen verändern, ggf. neue Anteile abschließen und bei Genossenschaften neue Genossenschaftsanteile zeichnen. Angezeigt werden auch der Solidarbeitrag und etwaige Einträge auf der Warteliste für das Mitglied. Es kann weitere Email-Adressen angeben, an die ebenalls. die Mailings versendet werden sollen. Die Kontaktdaten des Betriebes und ein FAQ können ebenfalls verlinkt werden. Der Mitgliederbereich wird zeitnah responsiv umgestaltet.
Mitgliederübersicht
Der Betrieb hat übersichtlich Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Es stehen diverse Filtermöglichkeiten bereit. Die gefilterten Ansichten können anschließend per Klick exportiert werden. Bei Genossenschaften können Genossenschaftsanteile übertragen oder Kündigungen von Genossenschaftsanteilen hinterlegt werden, bei Vereinen die Kündigung von Vereinsmitgliedschaften.
Vertragsübersicht
Der Betrieb erhält bequem eine Übersicht über alle geschlossenen Verträge. Es stehen diverse Filtermöglichkeiten (z.B. Abholort, Vertragsperiode, Anteilsgröße etc.) bereit. Die gefilterten Ansichten können anschließend per Klick exportiert werden.
Dynamische Einstellung und Verwaltung von Abholorten
Abholorte können bequem hinzugefügt und entfernt werden. Pro Abholort können Kapazitäten pro Produktanteil angegeben werden. Bei Auslastung der Kapazitäten können Neumitglieder diesen Abholort nicht auswählen bzw. Bestandsmitglieder mit Ernteanteilen nicht zu diesem Abholort wechseln. Es werden stattdessen Wartelisteneinträge erzeugt. Für jeden Abholort können weitere Informationen (wie z.B. Schlüsselcode), Bilder, Links (z.B. zu Abholort-Messenger-Gruppen) angegeben werden. Diese Informationen werden nur den Mitgliedern im Mitgliederbereich angezeigt, welche den Abholort ausgewählt haben und können auch in den Mailings als Token für Mitglieder an den Abholorten eingefügt werden. Für jeden Abholort können verschiedene Zeitfenster zur Abholung angegeben werden. In einer Übersicht kann der Betrieb die aktuelle Auslastung pro Abholort einsehen.
Dynamische Einstellung von Vertragsperioden
Der Betrieb kann Vertragsperioden unterschiedlicher Länge erstellen. Für jede Bestellperiode können die jeweiligen Anteilstypen und Anteilsgrößen, sowie Preise eingestellt werden. Für jeden Anteilstyp (z.B. Ernteanteil) wird eine Kapazität festgelegt, welche auch innerhalb der Vertragsperiode angepasst werden kann. Die Kapazitäten werden bei der Zeichnung von Ernteanteilen berücksichtigt. Bei Erreichen der Kapazitätsgrenze können sich interessierte Neumitglieder auf die Warteliste setzen lassen, bzw. keine neuen Verträge abgeschlossen werden.
Admin-Dashboard
Die Genossenschaft erhält bei Log-In Zugriff auf das Dashboard mit den relevanten Kennzahlen:
- Auslastung der Erntekapazitäten,
- Verteilung der Anteilsgrößen,
- Vertriebskanalerfolg,
- Kündigungen,
- Kündigungsgründe,
- Solidar-Überschuss,
- Cashflow-Prognose für die kommenden 12 Monate basierend auf den aktuellen Vertragsdaten (incl. Kündigungen)
- Anzahl der Mitglieder
- Aktuelles Geschäftsguthaben
- Gekündigtes Geschäftsguthaben
Monatliche Bereitstellung von Lastschriftinformationen
Die CSV bzw. XML-Datei kann anschließend in Zahlungsverkehrsprogrammen eingespielt werden, um die Lastschriften per Mausklick anzulegen oder direkt im Online-Banking hochgeladen werden.
Massenmails und automatisierte Mails
Erstellung von Mailvorlagen für das Massenmailing an ausgewählte Segmente (z.B. alle Mitglieder mit Erntevertrag) sowie für sogenannte transaktionale Mails (z.B. Bestellbestätigung, Kündigungsbestätigung, Vertragsänderungen etc.) an einzelne Mitglieder. Die transaktionalen Mails werden bei Definition eines Trigger-Events (z.B. Zeichnung eines neuen Anteils, Erhöhung der Anteilsgröße) automatisiert versendet. Gegen Aufpreis sind auch beantwortbare Mailinglisten einrichtbar. Somit benötigt der Betrieb kein zusätzliches Mailversandprogramm.
Einstellbare Lieferzyklen pro Produktanteil
Es stehen wöchentliche, zweiwöchentliche und vierwöchentliche Lieferungen zur Auswahl. Außerdem kann ein freies Lieferintervall mit benutzerdefinierten Lieferwochen definiert werden.
Ernteplanung- und Dokumentation sowie Kistengestaltung
Erntemengen können geplant und dokumentiert werden. Die Ernten plus Lagerbestände stehen für die Kistengestaltung zur Verfügung. Es können Abweichungen dabei hinterlegt werden (z. B. kleine ist an Abholort 1-3 anders als an Abholort 4-6). Es werden historische durchschnittliche Kistengewichte pro Anteilskiste berechnet und angezeigt.
Angebote und Rechnungen an gewerbliche Wiederverkäufer
Es können Angebote, Rechnungen und Lieferscheine für gewerbliche Wiederverkäuer erzeugt werden.
Rundenplanung, Packlisten, Abhakzettel
…sind natürlich alles inklusive und berücksichtigen dynamisch jede Woche Joker / Spenden, Abholortwechsel oder neue Vertragsabschlüsse.
Rezensionen
Anna Steger, Vorstand WirGarten Lüneburg eG
Tapir birgt eine Vielzahl an Funktionen, die die Mitglieder- und Betriebsverwaltung enorm vereinfachen und übersichtlich strukturieren. Gleichzeitig ist es sehr benutzerfreundlich. Aufgrund seiner intuitiven, simplen Handhabung lässt sich die Nutzung schnell erlernen, so dass es von Beginn an viel Zeit und Nerven spart. Ich bin großer Fan von Tapir und kann es nur empfehlen. Unseren Betrieb hat es sehr vorangebracht. Auch die Zusammenarbeit mit dem Team von Foodcoopx klappt super, Marcus & Gerold reagieren jederzeit schnell und zuverlässig auf Änderungswünsche oder Fragen.
Lukas Heidelberg, Ex-Vorstand WirGaten Lüneburg eG
„Tapir hat uns in allen Aspekten der Mitglieder- und Erntevertragsverwaltung sehr viel Verwaltungsaufwand eingespart. Die Bedienung ist intuitiv, die Software benutzerfreundlich und optisch ansprechend. Dank Tapir konnten wir von unseren händisch geführten Listen endlich Abschied nehmen und die Mitglieder fortan viel selbstständig ändern. Große Empfehlung!“
Unsere Entwicklungsroadmap
weitere kleine anstehenden Erweiterungen
- Konfigurierbare Mitgliedernummern (z.B. mit Textcodes vor der laufendenden Nummer)
- Konfigurierbare Mandatsreferenzen-Muster für die Lastschriften-Datei
- Frei konfigurierbares Label-System für Mitglieder inklusive entsprechende Such- und Filtermöglichkeiten
- Lieferintervall-Ausnahmen definieren (z.B. 2 Monate des Vertragsjahres zweiwöchentlich statt wöchentliche Auslieferung / Abholung)
- Monatliche Rechnungserzeugung für das entsprechende Mitglied
- Neben dauerhaften Abholortänderungen auch temporäre Abholortänderungen erlauben (z.B. für die nächsten zwei Wochen an einem anderen Abholort abholen, anschließend wieder am eigentlich ausgewählten).
- Datenimport aus CSV-Dateien durch den Betrieb selbst erlauben
- Regelmäßige Neuigkeiten und Änderungen in Tapir direkt per Pop-Up einblenden (anstatt Rundmail)
Genauere Informationen findest du auf unserer GitHub-Seite.
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Die Gründer
Unser Entwicklungs-Team
Mittlerweile arbeiten sechs Programmier:innen in unterschiedlichen Umfängen an tapir. Wir freuen uns über weitere Unterstützung und passen uns an individuelle Präferenzen (Umfang, Dauer, Komplexitätsgrad etc.) gerne an.
Théophile Madet
Marek J.
